既卒だと事務職に就職できない？難しいと言われる理由と就職するコツを解説
既卒から就活を始めようとしている人の中には、事務職を志望している人も多いのではないでしょうか？
事務職は肉体的な労働や社外の人との交流がほとんどないため、比較的仕事量が落ち着いており、かなり人気の高い職種。
加えて、経験やスキルの有無を問わずに幅広く採用を行っているため、既卒からでも就職することが可能です。
ただ、「事務ってどんな仕事でどんな人が向いているんだろう」「事務に就職するにはどうすれば良い？」など疑問を抱える人もいますよね。
この記事では事務を目指している既卒に向けて、向いている人の特徴や主な事務職の種類について紹介していきます。
なお、既卒から事務を目指している人には業界トップクラスの求人数を誇るマイナビエージェントがおすすめです。
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既卒でも事務職に就職できる
先述した通り、事務職はスキルや経験を問わずに採用活動を行っているため、未経験の既卒でも就職することができます。
比較的仕事量も落ち着いているため、主に女性人気の高い職種です。
そのため、離職率も他の職種に比べて非常に低く、一度就職してしまえば長期間勤務することができます。
しかし、人気が高い職種となっているゆえに、倍率が高くなっているのも事実です。
人気が高く倍率が高いことも事実
事務職は学歴やスキルが問われないため、ほとんどの人が応募できるものの、正社員として採用されるのは狭き門。
企業的からすれば、事務を増やすということはあまりしないため、求人数そのものが少ないです。
加えて、採用しようとしている企業のほとんどが経験者を採用しているため、既卒の未経験を採用する企業は少ないのです。
求人倍率が高い傾向があるので、必ずしもスムーズに内定がもらえるわけではないという箏を理解しておきましょう。
事務職の仕事内容とは？
事務の種類を理解できたところで、ここからは事務職の具合的な仕事内容を紹介していきます。
事務の仕事は大きく分けて下記の3つ。
- 書類の作成・処理
- パソコン上でのデータ入力
- 電話対応・来客対応
事務の仕事内容をしっかりと理解し、事務への理解を深めていきましょう。
書類の作成・処理
会社を経営していくうえで、様々な書類を作成・処理する業務が発生していきます。
その業務を行うのが事務で、事務職のメイン業務と言えます。
書類の種類は事務の種類によって異なるものの、一般事務であれば見積書や請求書など、経費の精算や請求書の処理も行います。
仕事内容を聞くとかなり地味な印象を受けるかもしれませんが、会社を経営していくうえで必要不可欠な業務。
会社で使用する書類の作成・処理を、一手に引き受けているのが事務職といってもいいでしょう。
また、作成した書類は会社のデータとして保存しておくため、書類のファイリングも事務の重要な仕事です。
書類作成日時や種類ごとに分かりやすいように保存しなければならないので、作業の正確性が求められるでしょう。
パソコン上でのデータ入力
パソコンのエクセルを使用し、商品の売上個数や発注個数、顧客の情報などのデータを入力するのも事務の重要な仕事です。
顧客の情報などから新たなターゲットを設定し、売り上げ記録などから、経営の施策を取っていきます。
そのため、会社のデータを残しておかなければ会社の成長に繋がりません。
また、会社で働いている従業員の個人情報や、勤怠管理なども行うためかなり重要な情報を扱います。
データ漏洩は大きな問題に繋がるため、万全の対策を取らなければなりません。
電話対応・来客対応
事務職は打ち合わせや外出がほとんどなく、自分のデスクで仕事をしていくことが多くなります。
対して、他の部署で働いているは、外出や会議への出席などが多いため、自分の席にいないことが多々あります。
担当者の離席中に電話や来客があったときに、代わりに用件を聞いたり、打ち合わせスペースや会議室へと案内したりするのも事務職の仕事。
雑務に近いと感じるかもしれませんが、電話対応や来客対応は社会人としての重要なスキルです。
いい加減な対応をしてしまうと、相手を怒らせてしまう可能性があり、会社の利益を下げてしまう恐れがあるためです。
そのため、対人コミュニケーションスキルは、事務職を希望している人には身に付けておいて欲しいスキルです。
事務に向いている既卒者の特徴
ここからは事務に向いている人に共通している特徴について紹介していきます。
自分に適性があるのか参考にしてみてくださいね。
- 地道な作業を苦に感じない人
- ワークライフバランスを重視している人
- 仕事を丁寧にこなせる人
地道な作業を苦に感じない人
事務職はエクセルを使用してのデータ入力や各種ツールを使用して請求書の発行・処理などをメインで担当します。
地道な計算やデータ記入などの地道な作業をしなければならないので、細かい作業が好きな人に最適な仕事です。
毎日同じような作業の繰り返しをするルーティン要素が強いので、あらかじめ理解しておきましょう。
また、チーム全体で協力してプロジェクトを進めていくようなポジションでもないため、やりがいを感じにくい傾向もあります。
向上心が強い人や様々な業務をこなしていく中でスキルを身につけていきたいという人にもあまり向いていないので注意しましょう。
ワークライフバランスを重視している人
事務は利益を生み出すというポジションではなく、会社を陰からサポートするポジションです。
ばりばり働いていて高収入を狙うのではなく、限られた時間の中で一定の収入を得るという側面があります。
休日出勤はもちろん残業も少ないので、ワークライフバランスを重視している人にピッタリの仕事です。
また、女性が多い職種でもあるので産休や育休などの女性が働く上での福利厚生が整っている企業も多く、男性よりは圧倒的に女性人気の高い職種と言えます。
仕事を丁寧にこなせる人
事務職は請求書をはじめお金に関わるので、些細なミスがあると大きな問題に発展するケースが非常に多いです。
特に社外への見積もりや支払の請求書などの額が間違っていると、会社の信用に関わるミスにつながります。
そのため、業務の中でミスなく丁寧に仕事をこなせる人に向いています。
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事務職へ就職したい既卒者におすすめの資格
既卒として未経験から事務職を目指す場合、アピールできるポイントが無いため、経験者に比べて圧倒的に不利です。
何回選考を受けても採用されないという可能性もあり、就活が長期化してしまう恐れがあります。
そのような事態を招かないためにも、事務職に活かせる資格を取得することをおすすめします。
事務職で活かせる資格は下記の3つ。
- 日商簿記検定
- MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
- 文書情報管理士
それぞれ説明していくので、興味がある人は資格取得を目指してみましょう。
日商簿記検定
日商簿記検定は年間約60万人もの人が受講している知名度の高い資格なので、企業からの人気も高くなっています。
業務内容に多少の違いはあるものの、ほとんどの事務でお金に関しての業務が発生します。
簿記検定では、会社経営に関してのノウハウや、お金に関しての知識などを学べるため、取得していれば事職への就職がかなり有利になります。
簿記検定には3級から1級まであり、それぞれの級で試験内容・合格難易度がかなり異なっています。
簿記の2級を取得していれば、就活の中で十分アピールできるため、2級合格を目指して試験勉強を行いましょう。
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）はWord、ExcelをはじめとするMicrosoft Office製品の使用スキルを証明する国家資格です。
事務職が使用する頻度の高いソフトに関しての知識やスキルを積めるため、資格を保有していれば就活に活かせます。
MOSを取得していれば、ソフトの知識や操作が一定以上できることを証明できるため、オフィスワークをする上で持っていて損はありません。
パソコンは業務中に日常的に扱うため、汎用性が高く、事務職に関わらず様々な職種や企業への就活に活かせます。
資格取得に必要な期間はおよそ2週間と言われており、合格率も約80％と言われているため、比較的手軽に取れる資格と言えるでしょう。
文書情報管理士
文書情報管理士は、書類の電子化や個人情報保護への注目に伴って作られた資格で、文書情報管理能力を証明するものです。
資格は上級～2級に分かれており、2級では文書管理の基礎知識を中心とした専門知識や実技、1級では文書管理の指導力を学べます。
上級になると、課題の本質を明確化するための分析能力や、文書情報管理の専門的知識や提案能力などの専門的な知識を学べます。
事務職は従業員の個人情報や、クライアントの情報などを扱っていくため、この資格を取得していればかなり重宝されるでしょう。
また、情報漏洩は企業にとって大きな損害を及ぼす可能性があるため、文書情報管理士の資格は今後の注目度が高くなります。
事務職志望の既卒者は派遣社員から始めることも1つの方法
冒頭で述べたように事務職は幅広い年代から人気を集めている職業なので、未経験として採用されるのはかなり難しいです。
思い通りに就活が進まないということも考えられ、就活が長期化してしまうことも。
そのため、一気に正社員を目指すのではなく、アルバイトや派遣社員で経験を積んでから正社員になるのも一つの方法です。
アルバイトや派遣社員であれば、正社員採用よりもハードルが低く、内定を貰える可能性が高くなります。
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未経験の既卒におすすめの事務職
ひと口に事務といってもその種類は様々で、種類によって業務内容も異なってきます。
そこでここからは、未経験の既卒におすすめの事務を紹介していきます。
一般事務
事務職の中で一番メジャーな事務で、いちばんイメージがしやすい種類。
書類作成・データ入力・領収書の処理などが主な業務で、電話対応や来客対応などの業務も行います。
一般事務では専門的な知識より、コミュニケーション能力や周りを素早く感知して行動に移せるようなスキルが重要です。
業務内容に関しては、企業によって大きく異なるため、企業が出している求人の内容をよく確認しておきましょう。
また、社内のほぼすべての人と関わるため、親しみやすい人柄の人が適任と言えます。
営業事務
「営業」とついているため、営業の人ともに外出すると思うかもしれませんが、営業事務の仕事は営業担当者のサポート。
クライアントとの電話対応や、クライアントに提出する請求書や見積書などの書類を作成するのがメイン業務です。
また、時には商材に関してのプレゼン資料を作成する場合もあります。
プレゼン資料のほとんどはPowerPointで作成するため、WordやExcelなどの操作に加えてPowerPointを使いこなすスキルも必要です。
一般事務よりも少し業務量が多いものの、それだけやりがいがある仕事ともいえるため、仕事をたくさんこなしたいという人にはオススメの仕事です。
総務事務
総務事務は一般事務とほとんど似たような事務職ですが、社員が円滑に業務に取り組めるよう過ごしやすい環境を整えるのがメインの業務。
社内イベントや社員旅行などはすべて総務事務の仕事と言えるため、細かな段取りや企画力が求められます。
加えて、社内だけではなく社外の人ともかかわる機会が多いため、円滑なコミュニケーション能力が必要。
社内・社外問わず書類を作成する業務が発生するので、基本的なパソコン操作は必須と言えるでしょう。
医療事務
病院やクリニックなどの受付やカルテ管理、会計業務などを行うのが医療事務です。
一般的な事務とは違い、医療に関連した専門的な知識を求められるため、就活前に医療に関しての知識を身に付けておく必要があります。
そのため、他の事務に比べて就職が困難と言えるでしょう。
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事務職は既卒者でも就職できる！
事務職は経験やスキルを重視されない傾向があり、社会人経験がない既卒でもチャレンジが可能な職種です。
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しかし、企業によってハードルが高いこともあるので、正社員としてではなく派遣・契約社員を経て正社員に登用するのも1つの方法です。
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