【例文つき】新卒が内定辞退のメールを送る際の注意点と書き方を解説!

【例文つき】新卒が内定辞退のメールを送る際の注意点と書き方を解説!

「面接した企業から複数の内定をもらった!」

就活生にとって、こんなに嬉しいことはありません。
しかし働ける会社は1社だけですので、ほかの会社は内定を辞退する必要があります。

新卒の方の中には、「内定辞退ってどうしたらいいの?」「いつまでに辞退するべき?」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、内定辞退の連絡方法やメールの例文、企業とのやりとりの流れを解説したいと思います。

新卒者らしい礼儀正しい辞退メールで、新しいスタートを切りましょう。

内定辞退する際に注意しておきたいポイント

内定を辞退するときに注意すべき3つのポイントを紹介します。

内定辞退する場合はなるべく早く伝える

内定辞退は、内定承諾書を提出する前にするのが基本です。

企業側は内定を受け入れてくれることを前提に入社準備を進めていますので、できるだけ早めに伝えることが常識であり鉄則といえます。

しかし中には内定を許諾した後に、辞退したいという気持ちが芽生えてしまうケースも少なくありません。

この場合、法律的には辞退可能ですが、できる限り誠意を持って対応するようにしましょう。

一番やってはいけない行動は、サイレント辞退です。

確かに言いづらい内容ではありますが、あなたのモラルが問われる上に、出身校に迷惑がかかってしまう可能性もあります。

もしかすると、就職する企業と取引があるかもしれませんので、最後まで責任を持って行動するようにしましょう。

内定辞退の連絡は基本的に電話で!

内定を辞退するときの連絡は「電話」が基本です。

そのあとエビデンスを残す意味で、メールをしておくと丁寧でしょう。内定を承諾してしまった後も同じです。

担当者が忙しくて電話が繋がらない、出張に出掛けているという場合は、メールで伝えた後に再度電話するようにしましょう。

メールの書き方については、記事の後半に例文を用意していますので参考にしてください。

「せっかく内定をもらったのに断るなんて申し訳ない!」と感じるかもしれませんが、だらだら先延ばしにすると余計に迷惑がかかってしまいます。

また時間を置くほど電話しづらくなってしまうので、辞退を決意したらすぐに連絡を入れましょう。

採用担当者の時間も考慮すべき!

「内定辞退を思い立ったら即行動!」ではいけません。相手に配慮した対応を心がけることが大切です。

内定辞退の連絡は、企業の営業時間内にするようにしてください。

始業してすぐやお昼の休憩前後、終業時間の直前は避ける方がベターです。

9時始業、18時終業の会社であれば、お昼どきを除いた10時〜17時がベスト。

「お忙しいところ失礼します」という一言を忘れずに添えましょう。

これはメールに関しても同じで、メールだから時間は関係ないと考えず、夜遅い時間や早朝は避けてください。

内定辞退メールを作成するポイント

次に、メールで内定辞退を伝えるときの書き方について解説します。

内定辞退メールの件名は簡潔に

件名を書くときは、メール本文の内容が一目で分かるようなタイトルにしましょう。

この場合は「内定辞退のご連絡/あなたの名前」です。

採用担当者には1日何件も採用に関するメールが来ますので、見逃されないタイトルをつけなくてはいけません。

初めに内定をもらったお礼を述べたうえで内定辞退する旨を伝える

件名ではっきりと内定辞退を伝えていますが、文頭では内定をもらったお礼を伝えるところから書き出します。

もしかすると数年後に転職する可能性もゼロではありませんので、採用担当者にいい印象を残せるよう注意を払いましょう。

内定を辞退したい理由を述べる

内定辞退の理由を述べるときは、企業名などの詳細を伝える必要はありません。

しかし電話の場合ですと、その場で理由を聞かれることがあるため、きちんとした理由を準備しておくことが大切です。

メールにきちんと理由を書いていれば、担当者から折り返しの電話がかかって理由を詰められることもないでしょう。

丁寧にお詫びをする

採用には時間もコストもかかります。

貴重な時間を割いてしまったこと、またメールで伝えることに対するお詫びの一文を入れましょう。

「あなたに来てほしい」「一緒に働きたい」と感じて採用された訳なので、誠意を持って対応することが大切です。

文末で内定先企業の発展をお祈りする

本文の最後には、企業の今後の繁栄を願うような内容で締めくくります。

あまり長々と書くのも失礼なので、簡潔にまとめて問題ありません。

企業から返信がなかった場合

メールをしてから1週間経っても返信がないとき、相手がメールを読んでいない可能性が考えられます。

すると、あなたを採用するつもりで入社の準備が進行されているかもしれませんので、すぐに以下のような手段を取りましょう。

電話をかけて確認する

まずは担当者に電話を掛けてみましょう。

その際は、「○月○日に内定辞退の件でメールをお送りしていますが、お読みいただけましたか?」と聞いてみてください。

相手が「読んでいません」という回答であれば、そのまま電話で内定辞退の件を伝えるようにしましょう。

また担当者が不在であれば、「先日メールをお送りした内定辞退の件で、ご確認頂けますと幸いです」と伝言するのも一つの方法です。

稀に、「メールを送ったつもりが送れていなかった」ということもありますので、電話の前に送信ボックスを確認することを忘れずに行ってください。

再度確認のメールを送る

担当者が忙しく電話が繋がらない、いつ電話しても不在である場合は、もう一度メールを送ってみてください。

その上で、「改めてご連絡させて頂きます」と、電話する意思があることを伝えましょう。

企業から返信があった場合は返信しなくてOK

企業からメールが届いたら、これで内定辞退の連絡事項は完結となります。

ただし、「辞退の詳しい理由を知りたい」という質問があった場合は、さらに返信する必要があります。

また稀に、「直接会って話がしたい」と言われることもありますので、真摯に対応するよう心掛けましょう。

これを使えばOK!内定辞退のメール例文

件名:内定辞退のご連絡/あなたの名前

本文:
株式会社△△ 人事部△△課
採用担当〇〇様

お世話になっております。
□□大学□□学部の〇〇です。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
先ほどお電話をさせていただきましたが、ご多忙かと思いましたのでメールにて失礼いたします。

今回は内定を頂けたにも関わらず誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

私の適正や今後のキャリアを改めて考えた結果、別の企業への入社を決意した次第です。

貴重なお時間を割いてくださったにも関わらず、このようなご連絡になり誠に申し訳なく、心よりお詫びを申し上げます。

本来であれば貴社へお伺いして直接お詫びするべきところですが、メールでのご連絡になってしまったことをご容赦いただきたくお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた〇〇様をはじめ、採用に関わってくださった皆様に心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

内定辞退はなるべく早く迷惑がかからない様に注意しよう!

内定辞退の連絡は、まず電話、繋がらない場合のみメールするのがマナーです。

せっかくもらえた内定を辞退するのには勇気がいりますが、できるだけ早めに企業へ連絡するようにしましょう。

「言いづらい」「迷惑をかけてしまうのでは…」と悩み始めると、かえって相手の迷惑になってしまいます。

これから社会人になるという点からも、企業側に悪い印象を与えないよう、常識ある対応を心掛けましょう。

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