40代で秘書に転職は可能！転職に必要なスキルやコツ・年収を徹底解説

女性に人気の職種である「秘書」は、役員や経営者が仕事に専念できるようサポートするのが仕事です。

オフィスワークや接客の経験が活かせることから、これまでの業務経験を活かして秘書に転職したいと考える方も少なくありません。

しかし40代からの転職となると、求められるスキルをしっかりと理解し、転職を成功させるためのポイントを抑えておく必要があります。

さらに転職したあとに後悔しないよう、秘書の仕事内容や年収を把握しておくことも重要です。

40代で秘書への転職を検討されている方にとって、この記事が転職を決意するきっかけになればと思います。

未経験から秘書へ転職｜秘書の仕事内容や転職成功のポイントを解説！

40代で秘書に転職する際に必要なスキル5選

未経験の秘書を募集するのであれば、これから長く働いてくれる20代や30代が優先的に採用されます。

40代で転職をするのなら、これまでの業務経験やスキルを最大限に活かせることが前提です。

ここでは、秘書になるために必要な5つのスキルを解説します。

• 基本的なPCスキル
• ビジネスマナースキル
• コミュニケーションスキル
• 語学力
• スケジュール管理などのマネジメント能力

基本的なPCスキル

秘書の仕事は上司のスケジュール管理や電話対応、来客応対、資料作成、各種チケット手配などと多岐に渡ります。

そのため基本的なパソコンスキルが必須で、Word、Excel、PowerPointなどのオフィスソフト操作と、Outlookといったメールソフトのスキルが必要です。

業種や所属する部署によっては、PowerPointでのプレゼン資料作成やデータ集計、ホームページ制作に携わることもあるかもしれません。

専門性の高い技術的な操作までは求められませんが、オフィスソフトは一通り使えることが多くの企業では必須条件となるでしょう。

これまで事務職やオフィスワークを経験した方であれば問題ありませんが、パソコンに慣れていない方は応募する前に基本的な操作ができるレベルまで学んでおくことをお勧めします。

ビジネスマナースキル

秘書がサポートするのは社長や役員、事業部長など経営層などが大半です。

そのため秘書として恥ずかしくないよう、徹底したビジネスマナーを身につけておく必要があります。

基本的なビジネスマナーは以下の通りです。

• 身だしなみ
• 挨拶の仕方
• 敬語
• 席次
• 話し方や言葉遣い
• 案内やお茶の出し方
• 名刺交換
• メールや電話対応の仕方

40代であれば社会経験が長いので、一通りのマナーは身に付いているかもしれません。

しかし全員が完璧にできるという訳ではないので、秘書向けのビジネス本などを参考にして学んでおくといいでしょう。

コミュニケーションスキル

上司を支える立場として、秘書にとって欠かせないのがコミュニケーションスキルです。言われたことをこなすだけの指示待ち人間では、秘書として務まりません。

上司の人柄や立場、健康状態にも気を配り、現在どんな仕事を抱えているのか、何を望んでいるのかを把握しておくことが重要です。

また秘書になる上で覚悟しておくべきことは、上司を性格や人柄で選べないとういうことと、色んなタイプの上司がいるということを心得ておくことです。

考えていることが分かりにくく、信頼関係を築くまでに時間が掛かる上司もいるでしょう。

日頃からのコミュニケーションを大切にし、上司の仕事や周囲との関係が円滑に進むよう努力することが、秘書としての重要な任務です。

コミュニケーションスキルが高いほど上司との関係性も良くなり、仕事のモチベーションアップへとつながるでしょう。

語学力

必須でありませんが、語学力があれば転職先の幅が広がります。

外資系や日系のグローバル企業に転職できた場合、平均的な秘書の年収よりも高収入が得られ、企業でも重宝される存在になるでしょう。

海外や駐在している外国人顧客とのメールや電話でのやりとりのほか、来社時の応対に語学力は活かせます。帰国子女やネイティブレベルなら、通訳や翻訳も兼任できる秘書として活躍できるでしょう。

英語はもちろん、中国語やフランス語など、自分のスキルを最大限に活かせる職場を見つけることが重要です。

企業によっては、秘書の募集事項にTOEICのスコアを指定しているところもあり、ハイスコアであるほど高給与が得られます。

スケジュール管理などのマネジメント能力

秘書の仕事内容でもっとも多いのが、上司のスケジュール管理です。会議や会合、来客、出張の調整・管理から、会議室の予約や各種チケットの手配、食事会の会場予約なども行います。

役員クラスにおいては、取引先企業のトップや官公庁の要人と会食が入ることも少なくありません。スケジュールを組む際には、予定の確認漏れやダブルブッキングが決して起こらないよう細心の注意が必要です。

仮にスケジュールの管理ミスがあった場合、進行している商談がまとまらなくなったり、信頼関係を大きく損ねてしまったりすることもあります。

取引停止などで企業に大きな損害を与えないよう、数ヶ月先の予定もしっかりと把握しておく管理能力が必須です。

秘書への転職を確実に成功させるコツ

秘書に必要なスキルを理解したところで、次は転職を成功させるポイントを紹介します。

40代での転職は年齢がネックになると考えてしまう方もいますが、「これまでの実務経験が即戦力になる」とプラスに捉えられ、若手より優遇されるケースも少なくありません。

以下の3つのコツを理解し、転職成功に向けて活動を進めていきましょう。

• 秘書がどのような仕事なのか理解する
• 秘書の仕事に活かせる資格を取得する
• 転職エージェントを活用する

秘書がどのような仕事なのか理解する

テレビや映画で秘書が活躍するシーンを見て、「私も秘書になりたい」と考えた方も少なくないのではないでしょうか？

秘書の立場上、普段ではなかなか会えない各界のVIPや要人に接する機会に恵まれますし、長く働けば自身のコネクションにつながるケースもあるかもしれません。

しかし秘書は上司の都合に合わせて働くので、突然の出張や会食で自身のプライベートを後回しにしなくてはならないシーンも多々あります。

勤務時間も不規則になりがちなので、軽い気持ちで秘書になると「思っていた仕事と違う！」ということになりかねません。

面接においては、どのくらい秘書の仕事を理解しているのかが問われるので、仕事内容を十分理解した上で転職を決意するようにしましょう。

【新卒・転職】秘書の志望動機の書き方・例文！有利になる資格やスキルとは？

秘書の仕事に活かせる資格を取得する

秘書になるのに、資格が必須という訳ではありません。

しかし「秘書検定」などの資格があると、秘書の知識や仕事内容を理解しているというアピールになり、採用の場でプラスに働きます。

転職で有利になる資格は以下の通りです。

• 秘書技能検定
• 国際秘書検定
• MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）
• 日商簿記検定
• ビジネス文書検定
• ビジネス実務マナー検定

いずれの資格も階級によって難易度が大きく異なり、独学で合格できるものから合格率が低いものまでさまざまです。

すべての資格を取得するのは時間も労力もかかるので、自分の苦手分野に絞って勉強してみるのもいいかもしれません。

転職エージェントを活用する

40代での転職では、「転職エージェント」を賢く活用するのもおすすめの方法です。

「リクルートエージェント」や「doda」など大手の総合型エージェントから、女性の転職に特化した「リブズキャリア」や「パソナキャリア」なども、秘書への転職に有利になるでしょう。

各転職エージェントはこれまでの転職支援実績から、転職を成功させるためのノウハウを持っており、専任のコンサルタントが求人選びから応募書類の書き方、面接対策などトータルでサポートしてくれるのが魅力です。

転職エージェントは数多くありますので、各サービスの特徴や強みを理解して自分に合ったエージェントを選ぶようにしましょう。

秘書の仕事内容

転職を失敗させないためには、目指している職種の仕事内容を深く理解し、自分が向いているかを判断することが大切です。

ここでは秘書の主な仕事内容を詳しくご紹介していきますので、自分自身に向いているか考えてみてください。

予定管理

上司のスケージュール調整や管理は、秘書として最も大切な仕事のひとつです。

いつ、どこで、誰と会議があるのか、今週はどのくらい会食の予定が入っているのか、上司本人よりも理解しておく必要があります。

またアポイントをどこまで受けるかも秘書の業務で、上司が効率よく働けるのに加え、企業のビジネスを円滑に進めるための重要なポジションであると言えます。

電話対応

上司宛にかかってくる電話の一次対応を行います。電話の内容によっては、上司への取り次はせず、秘書と相手間で済ませることも少なくありません。

外国語での対応が求められることもあるので、語学力や留学経験を活かして働きたい方にもぴったりの仕事です。

メール対応

メールは上司宛に直接送信されるものもありますが、秘書を通して上司のスケジュール確認やアポイントの依頼が入ることも多々あります。

すべてのメールを上司に取り次ぐのではなく、重要性やプライオリティを判断して都度報告するのが秘書の仕事です。

企業の要人や取引先の秘書に対しメールを送る場面もたくさんありますので、メールの書き方についてのマナーを習得しておくといいでしょう。

来客対応

来客対応をする場合は、応接室への案内からお茶出しまでを対応することになります。

大企業では総合受付が案内することもありますが、お茶出しのマナーなどは学んでおく方がいいでしょう。

資料作成などのPC作業

上司の仕事に必要な資料をまとめたり、社内で配布する文書を作成したりするのも秘書の仕事です。速やかに、かつ正確に作成するためには、ある程度のPCスキルが必要になります。

また毎日大量に資料が送られてくるので、必要なときにすぐに取り出せるようファイリングしておくのも秘書業務です。

そのため自席の整理整頓はもちろんのこと、上司の机の掃除や整頓も求められることが多くなります。

いずれにしても、「上司が働きやすい環境を作る」というのが、秘書としてのやりがいであり役割でもあるのです。

事務職の仕事内容とは？事務の種類や求められるスキルを徹底解説

40代秘書の平均年収はおおよそ360万円！

全世代の秘書の平均年収は「359万円」です。

年代別に年収をまとめたのでご覧ください。

年代	平均年収
20代前半	337万円
20代後半	358万円
30代	366万円
40代以上	372万円

全体を見ても高収入とは言えませんが、勤務先によっては高収入も夢ではありません。

とくに大企業や外資系企業の役員秘書は600万円を超える年収で募集されており、中には800万円を提示している企業もあります。

年収600万円以上を目指す場合は、秘書の実務経験をはじめ、専門的な知識や語学力が必須といえるでしょう。

未経験から秘書へ転職するなら、高収入を目指すよりもどんな経験ができるかを優先して転職先を選ぶことをおすすめします。

秘書はやりがいのある仕事なのでぜひ転職を成功させよう！

秘書は裏方のイメージも強いですが、上司が仕事に集中できる環境を整え、最大のパフォーマンスが発揮できるようサポートするやりがいのある仕事です。

コミュニケーション能力やパソコンの基本操作ができれば誰でも目指せる職業ですが、募集自体が少なく、本記事でご紹介した複数のスキルが求められる職種となっています。

また上司との相性もあるので、スキルや経験があっても必ず採用されるという訳ではありません。

40代で秘書を目指すのであれば採用シーンで有利になる資格を取得したり、女性の転職に強い転職エージェントを利用したりして、転職活動を賢くスムーズに行いましょう。

あなたが秘書として活躍できる職場に出会えるよう祈っています！