高卒から事務職を希望している人必見!事務の業務内容や種類を解説!

高卒から事務職を希望している人必見!事務の業務内容や種類を解説!

高卒から就活をしようとしている人の中には、事務職を希望している人も多いのではないでしょうか?

求人を見てわかるように、事務職の求人には「未経験歓迎」「学歴不問」と書かれており、学歴に関係なく採用活動を行っています。

そのため、事務職は社会人経験のない高卒から高い人気を誇っている職種です。

しかし、事務職がどのような仕事をしているのか、どのような種類があるのか分からない人も多いでしょう。

そこでこの記事では、事務職の仕事内容・事務の種類・事務職に向いている人の特徴などを解説。

高卒として事務職を目指している人は、ぜひ参考にしてみて下さい!

事務職はどのような仕事をしているのか?

事務職という職業を知っていても、実際どのような仕事をしているのかイメージできない人も多いと思います。

そこで、ここから事務の仕事内容を紹介していきます。

ざっくりですが、上記の3つが事務の仕事内容です。

それぞれ見ていきましょう。

様々な書類の作成・処理

会社を経営していくうえで、様々な書類を作成・処理する業務が発生していきます。

その業務を行うのが事務で、事務職のメイン業務と言えます。

書類の種類は事務の種類によって異なるものの、一般事務であれば見積書や請求書など、経費の精算や請求書の処理も行います。

かなり地味な業務かもしれませんが、会社を経営していくうえで必要不可欠な業務。

会社で使用する書類の作成・処理を一手に引き受けているのが事務職といってもいいでしょう。

また、作成した書類は会社のデータとして保存しておくため、書類のファイリングも事務の重要な仕事です。

書類作成日時や種類ごとに分かりやすいように保存しなければならないので、作業の正確性が求められるでしょう。

パソコン上でのデータ入力

パソコンのエクセルを使用し、商品の売上個数や発注個数、顧客の情報などのデータを入力するのも事務の重要な仕事です。

また、会社で働いている従業員の個人情報や、勤怠管理なども行うためかなり重要な情報を扱うことになります。

そのため、入力したデータが漏洩しない様に万全の対策を取らなければなりません。

電話・来客対応

事務職は打ち合わせや外出がほとんどなく、ほぼ自分のデスクで仕事をしていきます。

対して、他の部署で働いているは、外出や会議への出席などが多いため、自分の席にいないことが多々あります。

担当者の離席中に電話や来客があったときに、代わりに用件を聞いたり、打ち合わせスペースや会議室へと案内したりするのも事務職の仕事。

雑務に近いと感じるかもしれませんが、電話対応や来客対応は社会人としての重要なスキルです。

いい加減な対応をしてしまうと、相手を怒らせてしまう可能性があり、会社の利益を下げてしまう恐れがあるためです。

事務職を希望している人は、身に付けておきたい大切なスキルです。

事務職には様々な種類がある

ひと口に事務職と言っても、その種類は様々です。

ざっと上げただけでも、上記の事務職があります。

それぞれで大きな業務の違いは無いものの、微妙に業務が違ったりするため、それぞれどのような業務内容なのかを解説していきます。

一般事務

事務職の中で一番メジャーな事務で、いちばんイメージがしやすい種類。

先程説明したように、書類作成・データ入力・領収書の処理などが主な業務で、電話対応や来客対応などの業務も行います。

一般事務では専門的な知識より、コミュニケーション能力や周りを素早く感知して行動に移せるようなスキルが重要。

社内のほぼすべての人と関わるため、親しみやすい人柄の人が適任と言えるでしょう。

営業事務

「営業」とついているため、営業の人ともに外出すると思うかもしれませんが、営業事務の仕事は営業担当者のサポート。

クライアントとの電話対応や、クライアントに提出する請求書や見積書などの書類を作成するのがメイン業務です。

また、時には詳細に関してのプレゼン資料を作成する場合もあります。

プレゼン資料のほとんどはPowerPointで作成するため、WordやExcelなどの操作に加えてPowerPointを使いこなすスキルも必要です。

一般事務よりも少し業務量が多いものの、それだけやりがいがある仕事ともいえるため、仕事をたくさんこなしたいという人にはオススメの仕事です。

会計事務

会計事務の主な仕事内容は、経費の支払いや入金管理、「貸借対照表」や「損益計算書」から会社に関するお金の管理。

一般事務よりも専門的なお金を扱うことになるため、お金に関しての専門的な知識が求められます。

そのため、会計や経理に求められる知識を学べる、簿記の資格は必須です。

人通りの会計に関しての業務や知識を身に付ければ、経営に関しての業務もこなせるようになるので、キャリアアップも狙えます。

他の事務職と比べて仕事の負担が大きく、専門的な知識が必要になるため、その分収入も高いのが大きな特徴です。

医療事務

病院経営に欠かせない存在の医療事務。

病院の数だけ求人があるため、かなり求人数が多く、医療に関する専門的な知識を求められる事務職です。

主な仕事内容は、病院やクリニックでの受付やレセプト作成業務、保険証の確認や簡単な処方箋の説明から会計まで行います。

また、患者のカルテを元に医療費の計算を行うため、専門的な知識が必要とされます。

医療事務に関しても専門的な知識が求められるため、他の事務職よりも平均年収が高かうなっています。

総務事務

総務事務は一般事務とほとんど似たような事務職ですが、社員が円滑に業務に取り組めるよう過ごしやすい環境を整えるのがメインの業務。

社内イベントや社員旅行などはすべて総務事務の仕事と言えるため、細かな段取りや企画力が求められます。

加えて、社内だけではなく社外の人ともかかわる機会が多いため、円滑なコミュニケーション能力が必要です。

社内・社外問わず書類を作成する業務が発生するので、基本的なパソコン操作は必須と言えるでしょう。

学校事務

学校の運営や経費精算などを行うのが学校事務の主な業務。

直接生徒と関わる機会がないものの、生徒から見れば先生と思われているケースもあるため、規律のある態度が必要です。

他の事務職に比べて比較的仕事量が少なく、残業もほとんど発生しないため、落ち着いて仕事をしたいという人におすすめの事務職です。

事務職への就職が有利になる資格を紹介

事務職の種類を理解できたところで、ここからは事務職に就職する際に有利になる資格を紹介していきます。

それぞれの資格によって取得難易度や、資格勉強にかかる時間などがかなり異なります。

そのため、自分の状況を理解し、計画的に資格取得を目指していきましょう。

日商簿記検定

日商簿記検定は年間約60万人もの人が受講している有名で人気の資格。

それだけ企業からの人気の高い資格ともいえるでしょう。

業務内容に多少の違いはあるものの、ほとんどの事務でお金に関しての業務が発生します。

簿記検定では、会社経営に関してのノウハウや、お金に関しての知識などを学べるため、取得していれば事職への就職がかなり有利になります。

また、簿記検定には3級から1級まであり、試験内容・合格難易度がかなり異なっています。

簿記の2級を取得していれば、就活の中で十分アピールできるため、2級合格を目指して試験勉強を行いましょう。

日商PC検定

日商PC検定の試験内容は、以下の3分野にわかれています。

事務の業務上で使用することの多いソフトに関しての知識を習得できるため、就活にかなり有利になります。

実際に業務で役立つのは2級以上と言われているため、そこを目指して資格勉強に取り組みましょう。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)はWord、ExcelをはじめとするMicrosoft Office製品の使用スキルを証明する国家資格です。

事務職が使用する頻度の高いソフトに関しての知識やスキルを積めるため、資格を保有していれば就活に活かせます。

また、MOSを取得していればソフトの知識や操作が一定以上できることを証明できるため、オフィスワークをする上で持っていて損はありません。

パソコンは業務中に日常的に扱うため、汎用性が高く、様々な職種や企業からの評価が高くなるでしょう。

資格取得に必要な期間はおよそ2週間と言われており、合格率も約80%と言われているため、比較的手軽に取れる資格と言えるでしょう。

文書情報管理士

文書情報管理士は、書類の電子化や個人情報保護への注目に伴って作られた資格で、文書情報管理能力を証明するものです。

資格は上級~2級に分かれており、2級では文書管理の基礎知識を中心とした専門知識や実技、1級では文書管理の指導力を学べます。

上級になると、課題の本質を明確化するための分析能力や文書情報管理の専門的知識や提案能力など、より専門的な知識を学べます。

事務職は従業員の個人情報や、クライアントの情報などを扱っていくため、この資格を取得していれば重宝されるでしょう。

また、情報漏洩は企業にとって大きな損害を及ぼす可能性があるため、文書情報管理士の資格は、今後より注目されていくのではないでしょうか。

事務職に向いている高卒の特徴

事務職の種類・就職に有利な資格が分かったところで、ここからは事務職に向いている人の特徴を紹介していきます。

自分が事務職に向いているのか、一つの判断基準にしてみて下さいね。

コミュニケーションスキルが高い人

事務職というと地味で誰とも関わらずに、仕事をしていくイメージを持つかもしれませんが実際は真逆です。

社内の様々な人と関わる機会が多いため、円滑にコミュニケーションが取れるスキルが必要とされています。

また、関わる人は社内だけではなく当然社外の人とも接する機会が多いため、ビジネスマナーなども重要。

どんな状況でも明るく柔軟に対応できる人が事務職に適任と言えます。

パソコン業務が苦にならない人

事務職のほぼすべての業務はパソコンを使用して行います。

そのため、一日中デスクに座ってパソコン業務をするのに抵抗を感じてしまうと、事務職に向いているとは言えません。

また、Word・Excel・PowerPointなどのソフトを頻繁に使用するため、一定以上のPCスキルが求められるでしょう。

PC操作が抵抗なく行えて、一定以上のPCスキルを持っている人が、事務職にピッタリの適性と言えます。

事務職に求められる適性を理解して内定を勝ち取ろう

ここまで読んでいかがでしたか?

事務職は高卒からでも就職でき、比較的仕事量も落ち着いているため、高卒の特に女性におすすめきる仕事です。

しかし、事務職にも適性が必要なので、どのような適性のある人を企業が採用したいのかを理解しておく必要があるでしょう。

そのためにも、この記事で紹介したことを活かしていけば必ず内定を勝ち取れます。

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