営業事務に向いている人・向いていない人の特徴｜求められるスキルや適性を解説！
あらゆるオフィスワークの中でも、コミュニケーション力を活かして働けるのが、女性に人気の「営業事務」。
庶務や雑務を黙々とこなす一般事務と比べ、他部署やクライアントとのやり取りが多く、やりがいや成果を感じやすい職種です。
営業スタッフを陰でサポートする「縁の下の力持ち」といったポジションに位置し、数ある事務職の中でも「臨機応変な対応」や「正確な処理能力」が求められます。
本記事では、これから営業事務を目指したいと考えている方へ、営業事務に向いている人と向いていない人の特徴をご紹介。
その他にも、営業事務の具体的な仕事内容や、営業事務として活躍するためのポイントについても解説しています。
未経験から営業事務にチャレンジする方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
なお、営業事務への転職を検討している人には、業界トップクラスの実績とノウハウを誇るマイナビエージェントがおすすめです。
登録料・利用料は一切かからないので、ぜひ利用してみてくださいね。
| 公開求人数 | 記載なし |
|---|---|
| 非公開求人数 | 記載なし |
| 対応地域 | 全国 |
| 対応年代 | 10代～40代 |
| 主な職種 | 営業・IT関連・接客・事務など |
- 適正に応じて最適な求人を紹介してくれる
- 手厚いサポートではじめての転職でも安心！
- 登録料・利用料は完全無料！
営業事務に向いている人の特徴
営業事務は名前の通り、「営業部」に配属されるのが一般的です。
営業部は自社の商品やサービスを顧客に販売する部署で、企業の利益を生み出す花形的セクション。
営業スタッフの活躍が企業の存続や成長に大きく関わるため、営業スタッフを支える営業事務にはさまざまな役割が求められます。
ここでは、どういう人が営業事務に向いているのか、4つの特徴をまとめました。
自分の性格や特性が該当しているか、チェックしてみてください。
- 細かい作業をミスなく地道にこなせる人
- 臨機応変に対応できる人
- 円滑なコミュニケーションスキルがある人
- 人をサポートするのが好きな人
細かい作業をミスなく地道にこなせる人
営業事務は細かいデータや数字を扱うため、ミスなく作業できる几帳面な人が向いています。
与えられた業務をコツコツとこなし、さらに細かいところにも気が付くようなタイプですと、周囲のスタッフからも信頼を得ることができるでしょう。
基本的な作業内容は、パソコンを使用したデータ入力や書類作成などで、集中力を持ってミスが生じないよう注意しなくてはなりません。
仮に売上管理や発注書、請求書などの数字を1桁でも間違えてしまうと、企業に大きな問題を招いてしまうので注意が必要です。
そのため危機管理が高く、小さなミスも見落とさない正確性を持って働ける人は、営業事務に向いているといえるでしょう。
臨機応変に対応できる人
臨機応変とは、その場の成り行きに応じて適切な対応を取ったり、手段を変えたりすることを指します。
つまり場面ごとのトラブルや結果に対し、「型通りの対策にとらわれず対応できる人」であることが大切です。
営業部は顧客からイレギュラーな対応を求められたり、クレームが届くことも日常茶飯事。
営業スタッフが不在の際には、営業事務が判断を迫られるシーンも少なくありません。
顧客が怒っていても、自分のミスが発覚しても、どんなときも冷静に処理できる人は、営業事務の素質を持っていると考えられます。
円滑なコミュニケーションスキルがある人
卓上での作業が多い一般事務と比べ、営業事務はさまざまな部署とのやり取りが多く、コミュニケーション能力が発揮できるポジションです。
担当の営業スタッフと意思疎通を取ることはもちろん、取引先や発注先、社内の他部署と円滑なコミュニケーションを図ることが大切です。
例えば、顧客から納期を1日早めてほしいと懇願された際に、仕入れ先との調整や商品部への連絡、物流担当への依頼など、たくさんの付随作業が発生します。
入庫から出庫に関わるさまざまな部署にイレギュラーな依頼を受けてもらうため、日頃から周囲に気を配りながら、良好な関係を築いておくことが大切です。
またお客さまからの問い合わせに関しては、相手の要望を正確に汲み取るためのコミュニケーションスキルも求められます。
さらに営業スタッフは会議や外出が多く、不在時の問い合わせやクレームに対し、営業事務が「営業部の顔」として対応しなくてはなりません。
どんな事態でも冷静に判断し、状況に応じた対応ができれば、営業部に欠かせない戦力になれるでしょう。
人をサポートするのが好きな人
営業事務は「縁の下の力持ち」として、営業部の運営や営業スタッフの活動を陰で支える存在です。
誰かのために働くことが好きな方に適任で、営業スタッフが働きやすい環境を整えたり、顧客の視点で仕事に取り組めたりする人に向いています。
一方で、直接的な評価を受けたい場合は、成果が現れやすい営業職や技術職、販売スタッフに向いているかもしれません。
あくまでも営業を支えるアシスタントという立ち位置ですが、営業事務の頑張り次第で売り上げが上がったり、顧客との関係が良好になったりすることもある重要なお仕事です。
マイナビエージェントには営業事務関連の求人が多数！
マイナビエージェントには営業職の求人が多数取り扱われており、他の転職エージェントにはない独占求人も多くあります。
第二新卒・既卒などの未経験向けの求人から、キャリア採用まで幅広く取り扱っているので、利用者を限定せずに幅広く活用できます。
また、マイナビエージェントは数多くの転職支援実績を誇り、ノウハウと実績が確立されているコンサルタントからの手厚いサポートを受けられます。
登録料・利用料は一切かからずにカンタンに登録できるので、気になる人はぜひ利用してみてくださいね。
\全てのサポートは完全無料！！/
マイナビエージェントに申込む！
営業事務に向いていない人の特徴
次に、営業事務に向いていない人の特徴を解説していきます。
コミュニケーション能力があり、人をサポートすることが好きであっても、ここに該当する方は営業事務としての素質が足りないかもしれません。
では、4つの特徴について詳しくみていきましょう。
- 様々な人と関わるのが苦手な人
- マルチタスクが苦手な人
- 主体的に行動するのが苦手な人
- 複数のメンバーで団結して仕事をするのが苦手な人
様々な人と関わるのが苦手な人
先述した通り、営業事務は社内外を問わず、さまざまな人と関わりを持ちながら業務を進めていきます。
また顧客の要望に応えなくてはならない立場上、関係部署に頭を下げる機会も多く、周囲とどれだけコミュニケーションが取れているかが仕事の成果として現れやすいです。
「初対面の人と話すのが苦手」
「笑顔で対応できない」
といった、人付き合いが苦手な人は、営業事務として能力を発揮することができないかもしれません。
マルチタスクが苦手な人
営業事務の仕事にも一定のルーティンがありますが、突発的なトラブルや納期調整など、イレギュラーな対応が多いのも特徴です。
そのため、複数の作業を同時に進行できる「マルチタスク能力」を求められるケースが多々あります。
具体的には、次々に入る注文書のデータを入力しながら、「この注文は納期を急いでいるから14時までに処理を済ませよう」「仕入れ先から納期の進捗が届いたら顧客に連絡を入れる」など、常に頭をフル回転させて淡々と業務をこなす必要があります。
顧客や仕入れ先からの回答待ちの間にも他の作業を進め、効率よく仕事を捌いていかなければ、業務に支障をきたしてしまうでしょう。
また同時進行できたとしても、忙しすぎてミスを起こしてしまうと元も子もありません。
タスクを箇条書きにしたりタスク管理ツールを活用したりして、自分の業務の進捗を把握しながら、目の前のタスクに集中する器用さが必要になるでしょう。
主体的に行動するのが苦手な人
主体性とは、自分の判断や意志に基づいて、責任を持って行動することを指します。
オフィスワークはルーティン化されている業務も多いのですが、顧客とのやりとりが多い営業事務に限っては、自らの判断で問題を解決する主体的な行動力が必要不可欠です。
そのため指示がないと動けない人や、責任を持ちたくない人、仕事に対するモチベーションが低い人には向いていません。
自分の仕事に自信と誇りを持ち、直面するトラブルや処理に責任を持って取り組める人が求められるでしょう。
複数のメンバーで団結して仕事をするのが苦手な人
営業事務は一人で黙々とパソコンに向かっている時間もありますが、基本的にチームで仕事を分担して進めていくことが多いです。
自分の仕事が手いっぱいのときは同僚にお願いしたり、逆にゆとりがあれば周囲に声掛けして手伝ったりと、お互いにフォローしあってチームで活動します。
つまり、「周囲とコミュニケーションをとるのが苦手」「一人だけで仕事を進めたい」という方は、営業事務には向いていません。
一人の力がチームの成果を上げたり、チーム全体のフォローで一人のミスをカバーしたりと、複数のメンバーで力を合わせて働く協調性が大切です。
営業事務に向いているかわからない人はマイナビエージェントに相談しよう！
「自分が営業事務に向いているのかよくわからない...」などの悩みを抱えている人は、マイナビエージェントに相談してみましょう。
マイナビエージェントでは一人一人に専任のコンサルタントがつき、適性や希望条件をヒアリングしてくれて最適なキャリアのアドバイスをしてくれます。
自分一人では客観視しにくい部分まで丁寧にヒアリングしてくれるので、意外な一面を見つけられることも可能です。
利用料・登録料は一切かからないので、営業事務への適正を知りたい人はぜひ利用してみてくださいね。
\全てのサポートは完全無料！！/
マイナビエージェントに申込む！
そもそも営業事務はどんな仕事内容なのかチェック
ここまで読んでみて、営業事務の働く雰囲気や求められる要素が理解できたかと思います。
本章では、営業事務の具体的な仕事内容について、詳しく解説していきます。
企業によって仕事内容が異なることも多いですが、こちらでご紹介するのは、営業事務の基本的な業務ばかり。
営業事務の経験がない方はチェックしておきましょう。
- 書類作成・処理
- 顧客管理
- 在庫管理
書類作成・処理
営業事務の仕事の基本は、見積書や請求書、受注や発注に関する書類作成が主な業務です。
WordやExcelなどのオフィスソフトを使用したり、企業独自のシステムを使用してデータ処理を行います。
また新しい顧客と取引をするための契約書、商品やサービスを納めたことを証明する納品書や受領書、検収書の作成・発行も営業事務の仕事です。
会社が行う取引の多くは営業部が担っており、その取引に必要な書類は営業事務が作成するのが一般的です。
営業事務が正確な書類を作成し、数字のミスや納期ミスがないよう処理しているからこそ、企業の商品やサービスの売買が成立しているといっても過言ではないでしょう。
顧客管理
お客様の住所や電話番号、契約内容、メールアドレス、担当者などを管理するのも営業事務の仕事です。
過去の取引の履歴を保管し、与信や契約期間の管理まで、一貫して担当します。
また保証期間などの更新をお知らせしたり、履歴をもとに新しい商品の提案をしたりというのも、顧客管理に付随する業務です。
在庫管理
メーカーや商社、製造業や小売業などでは、取り扱っている商品の在庫管理も行います。
在庫が残ってしまわないよう、また急な注文にも対応できるよう、在庫管理や数量の調整は大切な事務業務の1つです。
営業事務に向いていない人が向いている人になるには？
ここまでを読んで、「私は営業事務に向いていないかもしれない・・・」と感じてしまった方も少なくないでしょう。
「事務職は定時で帰れるし、仕事もラク」というイメージを持っている人なら、営業事務の実態に驚いたかもしれませんね。
一般事務や庶務と比較すると、顧客や仕入れ先とのやり取り、営業との調整など、コミュニケーション力を発揮する場面が多々あります。
そのため、「毎日決まった仕事では満足できない」「自分の能力を発揮しながら働きたい」という方には最適です。
「自分にもできるかな？」
「どうやったら営業事務として活躍できる？」
このような疑問を抱えている方に、営業事務として活躍するためのポイントをご紹介します。
- 仕事の優先順位の高さを見極めるスキルを身につける
- 積極的にコミュニケーションをとる機会を増やす
仕事の優先順位の高さを見極めるスキルを身につける
毎日たくさんのタスクが押し寄せる営業事務。
ミスなく効率的に仕事を進めるためには、「優先順位」や「重要度」を見極めることが大切です。
超重要もしくは緊急度の高い仕事、午前中が締め切りの仕事、今日中にやるべき仕事、別に人に振っても大丈夫な仕事など、自分で判断して業務を進めるようにしましょう。
優先順位をつけておくと別の仕事を依頼されたとき、新しいタスクを受けられる余裕があるか、期限に間に合うかが分かり、計画に沿って処理を進められます。
仕事の期限や難易度、複雑さを予測し、顧客や社内の信頼を損ねることがないよう、優先順位をつけるスキルを身につけましょう。
積極的にコミュニケーションをとる機会を増やす
社内のいろんな部署の人と交流を深めることで、 専門的で分からない質問をされた際に助けてもらえることがあります。
例えば顧客から請求書に関する問い合わせを受けたとき、営業部では回答できないような質問をされたとします。
自分で判断できない案件に関しては、上司や同僚に相談して関係部署に問い合わせる訳ですが、経理部に仲のいい社員がいれば直接相談に行き、その場で的確な回答がもらえる可能性があります。
そうなると顧客への回答もスムーズに進み、他の業務に瞬時に取り掛かれるのです。
多くの人とコミュニケーションを取れる人の方が、営業事務に必要な知識が豊富で、営業スタッフや周囲からも頼りにされる存在になれるでしょう。
| 公開求人数 | 記載なし |
|---|---|
| 非公開求人数 | 記載なし |
| 対応地域 | 全国 |
| 対応年代 | 10代～40代 |
| 主な職種 | 営業・IT関連・接客・事務など |
- 適正に応じて最適な求人を紹介してくれる
- 手厚いサポートではじめての転職でも安心！
- 登録料・利用料は完全無料！
営業事務で役立つ資格を取得すればアピール材料になる！
営業事務は女性に人気の職業ですので、「即戦力」をアピールするための資格があると転職に有利です。
ここでは、営業事務の採用シーンや業務に役立つ、おすすめの資格を3つご紹介します。
MOS
MOSとは「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の略称で、WordやExcelといったMicrosoft Office製品の使用スキルを証明する国際資格です。
多くの企業がMicrosoft社のソフトを採用しているため、スキルをアピールするのに最適な資格だと考えられるでしょう。
事務職全般は、パソコンを使ったオフィスワークがメイン業務。
MOS資格があれば、企業側は「基本以上のパソコン操作に期待できる」「文書作成や表計算のスキルがある」と、安心して任せることができます。
全国のあらゆる会場でほぼ毎日試験を行なっていますので、気軽にチャレンジできる資格の1つです。
日商PC検定
日商PC検定は「日本商工会議所」が運営している検定試験で、これまでに7,700万人が受験した実績がある人気の資格です。
試験の種類は「文書作成・データ活用・プレゼン資料作成」の3種類に分かれ、いずれも「実技科目」と「知識科目」の2科目の受験が必須となります。
試験は実務を想定した内容で行われるため、「実用性」と「即戦力」が身に付きます。
日商簿記検定
簿記検定には「日商簿記」「全経簿記」「全商簿記」の3種類があります。
中でも知名度があり転職で有利になるのは、日本商工会議所と各地商の工会議所が主催する「日商簿記」です。
簿記といえば経理のイメージが強いですが、数字を扱う営業事務にとっても必要な知識が身に付きます。
日商簿記検定の資格を持っていれば、営業事務の経験がなくても「経理の基礎を理解している」と判断され、ライバルに差をつけて採用をもらえる可能性が高まるでしょう。
営業事務に向いている人の特徴を理解しよう！
営業事務に向いている人・向いていない人の特徴について解説しました。
コミュニケーション能力や正確性、臨機応変な対応など、営業事務はたくさんのスキルが求められる職種です。
顧客からのクレームや無理なお願いに、事務職を超えた対応力や責任も必要ですが、その分やりがいも大きいといえます。
周囲と楽しくコミュニケーションを取りながら業務を進められる人であれば、優先順位を見極めるスキルは後からついてくるでしょう。
自分の適正や向き不向きを見極め、営業事務として働いていけるか検討してみましょう。
あなたが営業部における「縁の下の力持ち」として、現場で活躍できるよう応援しています。
