事務職の面接対策を解説!定番の質問や服装マナーまで転職成功の秘訣をご紹介!

事務職の面接対策を解説!定番の質問や服装マナーまで転職成功の秘訣をご紹介!

人気の事務職に転職したいけけど面接が不安な人は多いですよね?

「どんな質問をされるんだろう?」
「どう答えたらいいんだろう?」

このページでは事務職の面接でよく聞かれる質問例を紹介しています。

また、面接時に気を付けるポイントも合わせて紹介していますので、このページを読んで大勢のライバルに差を付けて転職活動を一歩リードしましょう!

事務職への面接の基本ポイント

まずは面接の流れや基本的なポイントを確認しましょう。

想定される質問例をカテゴリー別に考えることで効率的な面接対策ができますよ。

面接の流れ

  1. 自己紹介
  2. 転職理由
  3. 志望動機
  4. 仕事に活かせる実績やスキル、経験
  5. 逆質問

一般的に上記のような流れで面接はすすんでいきます。

それ以外にもあなたの人間性を見るために趣味などが聞かれることもあるでしょうし、回答内容に対して深堀されることも充分に想定できます。

面接対策は入念な準備が必要不可欠

上記のカテゴリーからそれぞれどのような質問、深堀質問が想定されるかを考え入念に準備をすすめることで、予想外の質問に慌ててしまわないようしっかり対策を行いましょう。

複数社に応募する人が多いとは思いますが、企業ごとの志望動機作りをして「入社したい!」という熱意をアピールすることが重要です。

志望動機の使いまわしがないように、充分に気をつけましょう。

事務職が未経験の人は、前職の経験やスキルがどのように活かせるか、をポイントにして面接対策をしてみましょう。

面接全体の回答内容が矛盾しないように気をつける

面接対策が充分でないとき、想定外の質問をされて慌てたときなどに回答に矛盾が生じる場合があります。

例えば、専門性を高めたいことを志望動機で述べたにも関わらず、別の回答では入社後は様々な分野に挑戦したい、などと矛盾した発言をしてしまうことです。

内容が矛盾し一貫性がないと悪印象をもたられる可能性がありますので注意が必要です。

これまで何百人と面接してきた面接官もいます。

あなたが面接対策をしっかり行っていないことはばれていると思ってください。

なんとかなるだろう、という考えは捨てて、転職にあたって事前準備と面接対策は入念に行いましょう。

事務職の面接で聞かれる定番の質問を紹介

ここでは事務職の面接でよく聞かれる質問を紹介していますので参考にしてください。

一般事務職は人気の職種ですのでライバルが多いです。

「この会社に入りたい!」という熱意をアピールし高評価につなげましょう。

効率的な面接対策を行うことで有利な転職活動にしていきましょう!

自己紹介をしてください

一般的に自己紹介はまず初めにされる質問で、ここで第一印象が決まります。

面接では質問が「自己紹介をお願いします」「あなたの職務経歴を教えてください」など言い回しが変わることも想定しておいてください。

ここではあなたの①名前②前職の仕事内容③経験を活かした強み④意気込みを回答すれば良いです。

志望動機や細かい実績・スキルなどを後の質問で回答する機会があるので、内容が長くなりすぎないように端的にまとめて伝えるようにしましょう。

志望動機はなんですか?

志望動機とは企業が必ずする質問で、その回答内容がとても重要な面接のメインパートになります。

「志望理由はなんですか?」
「この会社を選んだのはなぜですか?」

ずばりどれだけの意欲があるのか、企業内容を理解しているのか、面接官はここで応募者を振るいにかけます。

他の応募者と差をつけるためにもこの質問は特に念入りに戦略を立てて回答を準備する必要があります。

事前に提出した履歴書の内容と矛盾が生じないようにくれぐれも注意してください。

また、どの企業にも当てはまるような理由になってしまわないよう企業研究は必須となります。

矛盾が発生していないか、その企業である理由が明確になっているかを意識します。

事務職の経験者はもちろん、未経験の人も前職の実績やスキルがどのように活かせるかという部分をポイントにしっかりアピールしましょう。

転職理由を教えてください

  • 上司や同僚との人間関係が合わなかった
  • 残業が多かった
  • 会社の組織体制では昇進が見込めなかった

など転職理由にはネガティブな理由も中にはあると思います。

しかし転職理由がネガティブだったとしても、正直に伝えるようにしましょう。

面接官が見ているのは、転職理由が入社後に改善出来る内容か、同じ理由で退職されないか、企業風土と合っているか、が主になります。

ただし本音で話しすぎるのは注意して、言い回しに一工夫入れてみましょう。

残業が多かった→残業が常態化しており、上司に改善案を申し出たが受け入れられなかった

転職理由を改善しようと努力したことや、キャリア・スキルアップを考えていることなど、ポジティブ変換が大事になってきます。

事務職の役割とはなんだと捉えていますか?

この質問で企業はあなたの事務職に対する理解度を確認しています。

  • オフィス内での位置づけや部署内外、取引先との関わり方をどう理解しているか
  • チーム内での役割をどのように捉えているか

事務職とはどういった役割をもつ職種であるかをあらため整理し、その役割について説明できるようにしましょう。

パソコンスキルはどれくらいありますか?

事務職では主にパソコンを使った業務がメインとなります。

どういったパソコンスキルを業務に活かせるのか、「基本的な操作ができます」とまとめるのではなく出来るだけ具体的にスキル例をあげましょう。

エクセルなら関数やピポットテーブル、ワードであればワードアート、オートシェイプの挿入など。

またスキルを具体的な業務内容(見積書の作成・社内向け文書の作成・各種集計表の作成など)と絡めて伝えるようにします。

普段なにげなくしている操作方法を事前に調査して説明できるよう準備が必要です。

事務職で重要なスキルはなにだと思いますか?

どのようなスキルが重要か、なぜそう考えるのか、どのように活用し成果を出すのか、ということをまとめて面接官に伝えましょう。

事務職の役割を考えたうえで、どのようなスキルが役立つかを考えてみましょう。

  • オフィス内の潤滑油としての円滑なコミュニケーション能力
  • マルチタスクをこなすためのスケジュール管理能力
  • 膨大なデータをまとめる正確性と処理能力のスピード

これまでの経験を振り返って具体的なエピソードをまじえたうえで面接官にアピールしましょう。

自己PRをしてください

自己PRでは、これまでの経験・実績・スキルをアピールします。

面接官は、転職者が採用後に業務でどう活躍できるか、求める人材とマッチしているかを見極めます。

これまでに達成した実績の内容や具体的な数値、どのようにスキルを磨いてきたかを伝え、高いパフォーマンスを発揮できる人材であることをアピールします。

事務職が未経験の人も、前職の実績やスキルがどのように活かせるかをイメージ出来ていることを伝えるようにしましょう。

あなたがこれまで経験した中で成功談(失敗談)を教えてください

成功談や失敗例は面接時によく聞かれる質問の一つです。

面接官はあなたの業務達成までのアプローチ力を知りたいと考えています。

  • 課題に向けてどう向き合っているか
  • 課題達成に向けてどのような努力をしたのか
  • トラブルが起こった時の対処能力
  • どのように課題を実践したか

課題解決に向けて自ら考えて行動したエピソード作りを心がけましょう。

5年後、10年後どうなっていきたいですか?

面接官は長く働いてくれる人材なのかどうかを重視します。

まだ働き始めてもいないのに10年先を想像することは難しいでしょうが、キャリアプランは事前に整理しておくことが大事です。

応募者のキャリアプランと企業の方向性が一致しているのか、そこでどのように働いていきたいのかできるだけ具体的な例を挙げ、将来的に会社やチームに貢献できる人材だということをアピールしましょう。

ほかに応募している会社はありますか?

この質問は正直答えにくい質問だと思います。

しかし面接官も、応募者が複数社を同時に応募していることは承知の上で質問していますので、焦らず正直に答えましょう。

面接官は、応募者の一貫性をみていたり、高評価の場合は内定通知までのスピードが増すケースもあります。

大事なのは、志望優先度が第一であると伝えることです。

最後に質問はありますか?

面接官は入社意思の強さや求める人物像とマッチしているか、逆質問することで確認します。

入社後実際に働いているイメージがあるのかなども見られています。

入社後の具体的な業務内容や社内の雰囲気、今後注力していく事業などについて質問をすると良いでしょう。

逆質問は企業への興味関心が強いと好意的に評価されますので、事前に質問内容を準備しておきましょう。

事務職への転職で面接時に気をつけるポイント

事務職は電話や来客対応など社内だけではなく社外とのやり取りが多い職種です。

転職者は基本的なビジネスマナーが身についていると判断されていますが、より高確率で転職を成功させるためにも今一度面接マナーを確認し直してみましょう。

ここで紹介する面接時のポイントは以下の4つです。

  • 履歴書・職務経歴書の内容を入念に確認する
  • 事務職にふさわしい服装・髪型をする
  • 10分前には面接会場に到着する
  • 面接時の振る舞いはマナー不足に注意する

履歴書・職務経歴書の内容を入念に確認する

履歴書や職務履歴書を複数社へ送っていませんか?

その時、志望動機などはきちんと応募先の企業に適した内容になっていますか?

志望動機、アピールしたい実績やスキルなどは企業ごとに設定する必要があります。

内容が使いまわしになっていないか、企業が求める人物像に適しているか必ず確認しなおしましょう。

A社に送る予定だった履歴書をB社に送ってしまった!なんてことにはならないように履歴書の管理には充分気をつけましょう。

面接本番では履歴書に書いた内容と一致するようにしっかりと準備を行いましょう!

事務職にふさわしい服装・髪型をする

社会人として身だしなみを整え、清潔感のある恰好をすることは当然のマナーです。

面接時の第一印象はほぼ見た目で決まります。

面接官に好印象を与える服装や髪型、メイクなどチェックポイントをまとめましたので参考にしてみてください。

服装は基本的にスーツ

男女ともに基本的にスーツを着用しましょう。

女性の場合はパンツスーツ、スカートスーツのどちらでも良いですが、リクルートスーツは避けましょう。

ただし、ストッキングは黒ではなく肌色を選びます。

色は黒、ダークグレー、ネイビーなどのダークカラーを選びます。

髭・過度なメイクはNG

髭がある男性は面接前に必ず剃っておきましょう。

剃り残しがないか確認するように気をつけます。

女性の場合過度なメイクは避け、自然な仕上がりになるようにしましょう。

派手な色使いはせずにベージュやピンクなど自然な仕上がりに映る色使いをするよう注意します。

ヘアカラーはなるべく避け清潔感のある髪型をする

男女ともに清潔感のある髪型を意識し、派手なヘアカラーはやめましょう。

特に男性はヘアカラーせず黒髪のほうがより好印象をもたれます。

前髪は目にかからない長さに整え、髪の毛が長い女性は一つにまとめてくくる、ピンでまとめる、など対応しましょう。

10分前には面接会場に到着する

面接会場には10分前には到着しましょう。

あまりに早すぎると、面接官にもほかにすべき業務があるので失礼にあたります。

面接会場の近くで時間を潰せるようであればそこで過ごし、最後の面接対策をするのもいいでしょう。
事前準備をしっかりしていれば本番への緊張もほぐれると思います。

面接に遅刻は厳禁ですが、やむを得ない理由で遅刻する場合もあります。

遅刻することが分かった時点で企業もしくは面接官に電話連絡し、遅刻する旨を誠意をもって伝えましょう。

遅刻時の対応力も面接の一環として見られる場合がありますので、慌てず落ち着いて対応しましょう。

また、面接会場では必ず携帯電源をオフにします。

面接時の振る舞いはマナー不足に注意する

面接時には少しでも好印象をもたれるよう、挨拶はしっかりと、はきはきと適度なボリュームで話すようにします。

姿勢も猫背になってしまわないように気をつけピンと背筋を伸ばしましょう!

言葉遣いもあまりに丁寧すぎてもマイナスポイントになりますので気をつけましょう。

カジュアルに話しかけてくれる面接官もいますが、だからといってこちらも言葉遣いを崩すわけにはいきませんので気を抜かないように注意が必要です。

事務職の求人数が多い転職エージェント3社を紹介

ここでは事務職に強い転職エージェント3社を紹介します。

転職エージェントでは履歴書・経歴書のサポートから面接対策のアドバイスまで多岐にわたってサポートしてくれます。

企業との面接日設定をしてくれて煩雑な作業を避けられますし、非公開求人を多数取り扱ってもいるためよりあなたに適した企業を見つけることができるでしょう。

働きながらの転職も可能となるので、転職エージェントの利用をぜひ検討してみてください。

doda

doda

dodaはパーソナルキャリア株式会社が運営する転職エージェントです。

実務経験者向けの求人が多く20代後半~30代の事務職経験者におすすめです。

これまでの経験やスキルが活かせる企業を探せることと、高収入の求人数の割合も高いのが特徴です。

マイナビエージェント

マイナビエージェント

マイナビエージェントは株式会社マイナビが運営している転職エージェントです。

第二新卒や20代向けとなっており、大手企業や優良企業から中小企業・ベンチャー企業と幅広い求人が多いのが特徴です。

未経験での求人も多く取り扱っているので、実績やスキルが十分ではない、もしくはキャリアチェンジを考えている20代におすすめです。

パソナキャリア

パソナキャリア

パソナキャリアは株式会社パソナが運営する転職サイトです。

パソナでは利用者の希望に寄り添ったカウンセリングが受け入れられるので求人紹介のミスマッチが少ないのが特徴です。

また、パソナキャリアでは本格的な転職活動を開始していなくても相談を受けてもらえ、早い段階からプロの目線で戦略を立ててくれるのが魅力です。

事務への転職で面接を成功する秘訣は事前の入念な準備

事務職の面接の質問例の紹介とポイントを解説してきましたがいかがでしたか?

面接を成功させて転職するための秘訣は事前の準備次第です。

自分の実績やスキル、経験を改めて見つめ直して企業の求める人材にマッチするための対策を立てましょう。

そして様々な質問を想定して好印象を与えられる回答を自分自身の言葉で作成してみてくださいね。