事務職への転職理由は何を伝えるべき?面接を勝ち抜くポイントを解説!

事務職への転職理由は何を伝えるべき?面接を勝ち抜くポイントを解説!

女性に高い人気を誇る事務職。近年は男性の求職者も増えつつあり、正社員の求人はますます応募者が殺到している状態です。

特別なスキルを必要としない事務職は、未経験者でも応募しやすい反面、面接を勝ち抜くのが困難な職種になっています。

ここでは、ライバルが多い事務の採用において、面接でどんなことをアピールしたらいいのか、何のスキルがあれば転職に有利なのかを紹介しています。

他の求職者と差をつけるためには、企業が「ウチで働いて欲しい!」と思ってくれるようなセールスポイントと、入社への熱意を伝えることが大切です。

事務職への転職で勝ち抜くポイント

採用担当者が求職者に求めるものは、以下の3点です。

  1. 事務職の仕事が理解できているか
  2. 入社したい気持ちがどのくらいあるか
  3. 長期的に活躍してくれるか

転職を勝ち抜くためには、全てのポイントをクリアしなければなりません。

とにかく事務になりたい気持ちを伝える

事務未経験の場合は、「どうして事務職になりたいと思ったのか」「前職のスキルや経験が事務職にどう活かせるのか」がポイントになってきます。

事務になりたいと思ったきっかけや出来事を整理し、どんなスキルが活かせるのかを考えてみましょう。

「事務の経験を積みたい」「パソコンスキルを磨きたい」だけでは、プラスに評価されません。

企業は学校ではありませんので、育てるために採用するわけじゃないことを理解しておきましょう。

事務職の経験がある人は、前職でどんなことにやりがいを感じたか、成功体験や評価された経験をアピールするといいでしょう。

企業への熱意を伝える

数ある企業の中でも、「どうしてウチを選んでくれたのか?」を面接官は知りたいと思っています。

ここが曖昧だと、「ほかの企業にも同じことを言ってそうだな」とか、「入社してもすぐに辞めそうだな」と判断されてしまうので要注意です。

入社への熱意を伝えるには、企業研究が必要不可欠です。

その企業の人事制度や方針、取り扱っている商材や業界の動向などをしっかり研究し、「どうしても御社に入社したい」という強い気持ちを伝えましょう。

活かせるスキル・経験・資格を伝える

事務職の経験がある方は、前職で得られたスキルや経験を具体的に伝えることが大切です。

どの部署に所属していてどんな業務に携わっていたのか、使用していたソフトやパソコンスキルはどの程度かを伝えて、「即戦力」が備わっていることを売り込みましょう。

事務未経験の方なら、持っている資格をアピールするのもいい方法です。

オフィスワークに役立つ「MOS」や「簿記」、「秘書検定」などは、独学で試験をパスすることも可能ですので、転職活動をスタートさせる前に取得しておくといいかもしれません。

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転職エージェントを活用する

難易度が高い事務職への転職は、転職のプロによるサポートが受けられる転職エージェントを活用するのもいい方法です。

応募書類の添削や模擬面接、入社条件の交渉など、数々のサービスが無料で受けられます。

「転職エージェントはたくさんあって、どこに登録していいか分からない」という人も多いですよね。

また大手のエージェントであっても、担当のコンサルタントとの相性次第では、思うような転職先に入社できないことも少なくありません。

転職エージェントを選ぶ際には、最低でも3社は登録して、コンサルタントの質を比較しながら転職活動を進めるのがオススメです。

事務職の面接でアピールすべき5つのポイント

次に、事務職の面接で重視されるポイントを紹介していきたいと思います。

面接官に評価されるスキルや意欲を理解して、入社への切符を掴みましょう。

基本的なパソコンスキル

事務職はオフィスワークが中心です。データ入力や資料作成には、WordやExcelなどのオフィスソフトを利用します。

「ソフトを使ったことがない」「ブラインドタッチができない」というのはマイナスの評価になるので、パソコン教室に通うか独学でスキルを磨いておくことが重要です。

このようなスキルがあれば、パソコンスキル上級者とみなされます。前職ではどんな資料を作っていたいのか、使用できる機能やテクニックを存分にアピールしましょう。

社会人に必要なコミュニケーションスキル

事務の仕事は、「人と関わることが少ない」と思っている事務未経験者も多いようです。

それは誤解で、事務職は社内外を問わず多くの人と関わります。

電話やメールを介した顧客対応では、顧客が何を知りたくて問い合わせしてきたのか、誰に電話をまわすと適切かを瞬時に判断しなければなりません。

また社内業務を円滑に回すため、他部署との連携やネゴシエーションスキルも重要になってきます。

コミュニケーションスキルが高い事務は上司からも信頼され、重要な仕事を任せられたり、事務スタッフのリーダーに抜擢されたりとチャンスに恵まれることが多くなります。

作業の正確性

事務の仕事においてはミスをしない正確性が重視されます。パソコンスキルが高くても、勤務態度が真面目でも、入力ミスや凡ミスが多い人は事務の仕事に向いていません。

事務は依頼された仕事をミスなくこなす正確性が求められるため、日頃から「ダブルチェックを怠らない」「こまめにメモを取る」などの対策が必要です。

また正確性を重視するあまり、作業スピードが遅すぎるというのも好ましくありません。

「この業務は何時までに終わらせる」と自分でスケジュールを決めて、作業の効率化を図ることも事務職に必要な能力になります。

入社したばかりの頃は多めに見てもらえますが、3ヶ月以上経ってもミスが減らない場合は、仕事を依頼されなくなったり担当業務を外されたりする可能性もあります。

反復作業をこなせる精神性

事務の仕事の多くはルーティンワークです。毎日やる作業はある程度決まっているため、同じことをやり続ける根気強さが求められます。

ルーティンワークだから定時に帰れるというメリットもありますが、慣れてくるとミスが発生しやすいのも事務職の特徴です。

「反復作業を高い集中力でこなせる人」は、ミスなく正確な仕事ができるでしょう。

TOEICのスコア

事務職で英語力が求められるのは、海外との取引に関わる「貿易事務」です。

また一般事務でも、応募先が外資系企業やグローバルポジションである場合に、語学力が必要になります。

貿易事務の場合はメールでの対応がメインとなり、定型文を使って書くことがほとんどです。そのためスコアは600点前後で問題ありません。

電話でのやりとりが生じる、英文での資料作成があるという場合には、「TOEICスコア700点以上必須」などと入社条件を提示されていることも多いようです。

長期的に勤務する意欲

採用担当者が希望するのは、最適な人材に入社してもらい、「長く働いてもらうこと」です。

どんなにスキルが高い人でも、「すぐに辞めそう」「転職回数が多すぎる」という人は採用にいたりません。

面接では、「5年後、10年後こうなっていたい」「事務の仕事を通して後輩を育てられるマネジメント力を身につけたい」など、長く働く意欲があることをアピールしましょう。

事務職の仕事内容とは?事務の種類や求められるスキルを徹底解説

事務職への志望動機の例文

最後に、事務職の経験者、未経験者の志望動機を、例文を用いて紹介していきます。

こちらをヒントにして、あなたオリジナルの志望動機を完成させましょう。

未経験から事務への例文

「前職は新卒で飲食業界に入り、店舗での接客業務やスタッフの管理に携わっていました。

お客様と接する仕事ですので楽しいことばかりではありませんが、お客様に感謝してもらう喜びや、スタッフが一丸となってお店を作っていく感覚は楽しく、大きなやりがいを感じることができました。

しかし勤務時間が昼過ぎから深夜ということもあり、今後も長く働ける仕事につきたいと思うようになったのが転職のきっかけです。

事務の仕事を希望したのは、前職でスタッフ管理をしているときに、裏で誰かをサポートする方が自分に合っていると思ったからです。

アルバイトスタッフに接客の仕方を指摘して改善した経験や、売上データからメニュー表をアレンジして売上アップに貢献した実績も持っています。

事務は未経験ですがMOSの資格を取得していて、パソコンのスキルには自信があります。

また接客で培ったコミュニケーションスキルや臨機応変な対応力が、御社での仕事に活かせると考えています。」

経験者として事務への例文

「私は広告代理店の営業部に所属し、営業事務として3名の営業スタッフをサポートしています。

仕事内容は、受発注処理や請求書の作成、見積や経費の精算がメインです。

現在は入社6年目になり、営業スタッフの不在時には電話やメールによる顧客折衝も任されておりました。

御社に応募させて頂いたのは、IT業界がさらなる成長を遂げる分野であると確信しているからです。

前職ではさまざまな業界のお客様と接する機会があり、業界ごとの知識や専門用語などを勉強して、お客様とスムーズな交渉ができるよう努力して参りました。

御社にも業界を問わず、幅広い分野のクライアントがいると伺っております。

前職で培ったスキルや経験が、御社の営業事務でも活かせると思っており、また仕事にスムーズに取り組めるように、現在ITパスポートの資格取得に励んでいます。」

【例文あり】事務職の志望動機・自己PRの作り方!作成する際のポイントを紹介!

面接官の心を動かす転職理由を伝えよう!

事務職として採用されるには、企業がどんな人材を求めているかを把握し、自分のスキルが企業に最適だということをアピールするのが重要です。

ここでは志望動機の一文を紹介させていただきましたが、あなただから作れるオリジナルの転職理由を考えてみましょう。

しっかり自己分析して考えた転職理由は、きっと面接官の心を動かしてくれるはず…。ネットで検索して見つけた志望動機ではなく、あなたしか書けない転職理由を伝えましょう。