40代から事務に転職する6つの秘訣!求められる資格やスキルを解説!

40代から事務に転職する6つの秘訣!求められる資格やスキルを解説!

「40代になったけど、正社員で事務転職って出来るのかな?」
「子育てもひと段落したし事務職に復職したいけど、年齢的にどうなの?」
「もう40代、未経験で事務に転職したいけど…」

体力・精神的な問題、育児が落ち着いた、など様々な理由から40代で事務に転職し定年まで安定して働きたいという人は多いです。

数ある職種の中でデスクワークのイメージが強い事務職は、若いころに比べて体力が落ちてきたなと感じる40代以降でも安心して長く働けそうですよね。

20代30代からも人気の事務職では、40代以降の事務転職のハードルは高いといわれますが、実際のところ可能性はゼロではありません。

このページでは40代でどうしたら事務転職に成功できるのか、その秘訣を解説しています。

事務職への転職に役立つ資格も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

40代の事務への転職事情

最近は40代での転職者数は増加傾向にありますが、一般的に事務は人気職であり、転職はまだまだ狭き門といわれます。

厚生労働省の調査によると事務職の有効求人倍率は0.4倍で10人に4人と、競争率は高いです。

需要がより高い20代30代のライバルに勝ち、40代でも事務への転職に成功させるためには何が必要なのか。

伸びしろを期待して採用される20代30代とは違い、40代からの転職は即戦力となれる実績やスキルが重視されます。

まずは経験者・未経験者を問わず、自分自身のこれまでの実績やスキル、または資格は何かを把握し整理しましょう。

参照元:『厚生労働省』一般職業紹介状況(令和4年6月分)について

40代の事務転職の成功は経験者と未経験者でポイントが変わる

40代の転職では、企業は基本的に即戦力になれるかを重視しますので、経験者がもちろん有利になります。

言い換えると未経験者にとって事務への転職はより厳しくなり、正社員としてだけではなく派遣社員やパート社員など選択肢の幅を広げる必要があります。

経験者と未経験者のそれぞれで、どのように転職活動に備えるべきかをみていきましょう。

経験者は実績やスキルをアピール

企業が40代の転職者に求める人物像とは、第一に即戦力になりうるかどうかです。

若い世代には長期雇用を前提に新人教育などの教育期間を設けますが、40代以降となると入社後から戦力として働ける人材を求めているのです。

自身のこれまでの実績やスキルをアピールすることはもちろん、例えばパソコンスキルが業務レベルでどれだけこなせるのか、より具体的に示す必要があります。

WordやExcel、Accessなどのソフトをどのような業務でどのようなスキルを用いて業務に活かしていたのか。

採用担当者がイメージしやすいように伝えることが大切です。

未経験者は出来るだけ同業界へ

40代未経験での事務職への転職は厳しいですが、転職成功の可能性を上げるためには出来るだけ同業界を狙いましょう。

これまでの経験で得たことを活かすためにも、同業界への転職であればすでに相応の専門知識と理解があるとみなされます。

また、企業が求める人物像と一致することをアピールするために、求人票の入念なチェックと企業研究、自己分析は必ず行いましょう。

採用担当者の興味を引くことができれば未経験であっても事務への転職のチャンスは広がります。

経験者・未経験者を問わず有利なマネジメントスキル

40代以降には即戦力になれる人材を求める企業が多い傾向にあり、またマネジメント経験がある転職者はより有利になります。

マネージャーや管理職の経験があれば積極的にアピールしましょう。

事務職ですとなかなかマネジメント経験がないケースもありますが、新人教育を担当したことがある、全体の業務の進捗管理をしていた、などこれまでの業務経験を振り返ってみましょう。

40代の事務転職で重要なスキル

事務職で求められるスキルは40代を超えると当然高いレベルが必要となります。

ここでは特に40代で求められるスキルで重要なもの3つを紹介します。

  • 事務処理能力
  • コミュニケーション能力
  • マネジメントスキル

正確で速い事務処理能力

事務職は基本的にデスクワークですが、その業務は多岐にわたります。

書類の作成や処理、ファイリング・整理、データ入力・管理などが主な業務となりますが、これらの書類やデータに誤りがないよう正確性が求められます。

また、事務職が扱う書類やデータ入力などの作業にはほぼすべて締め切りがあります。

全体的な進捗管理をしつつ締め切りに間にあうようスピーディに処理していかなければなりません。

また、急な仕事の依頼に臨機応変に対応するためにも、常にゆとりをもったスケジュール管理能力も必要とされます。

40代での事務転職ではより高度な情報処理能力が求められると考えましょう。

コミュニケーション能力

事務職は社内外問わず多くのコミュニケーションが発生する職です。

電話・メール・来客対応、チーム内での連携などコミュニケーション能力は必要不可欠です。

どのポジションの人とも円滑に業務に取り組めるようにきめ細やかな気遣いができ、サポートをできる人材が求められています。

コミュニケーション能力は面接時に十分アピール可能ですので、効果的な対策を事前に練っておきましょう。

マネジメントスキル

40代の転職ではマネジメント経験が有利となり、採用担当者の関心も高いスキルです。

管理職やマネージャー経験者はもちろん、新人教育やチームリーダーの経験がある場合は積極的にアピールし評価に繋げましょう。

マネジメント経験がない!という場合でも焦らず、業務の進捗管理経験など小さなことでもアピールポイントへと繋げます。

そのためには、これまでの業務経験などを事前に整理してまとめておきましょう。

40代の事務転職に役立つ資格と事務の種類

事務といっても、一般事務や営業事務など様々な種類のある事務から、転職を検討する事務職に適した資格を優先的に取得する必要があります。

自身の実績やスキルに適した企業を見つけたなら、自身の市場価値を高めるためにも役立つ資格の取得は積極的に行いましょう。

そうして自身に付加価値をつけることで転職の成功率を上げるのです。

ここでは事務職に役立つ主な資格4選を紹介をしています。

また、事務の種類別にプラスアルファ役立つ資格もあわせて紹介しますので参考にしてください。

MOS

MOSとは、マイクロソフトが認定するMicro Office製品についての資格です。

WordやExcelなど事務職でよく使うソフトごとに理解度を測る試験を受けられます。

どの事務職への転職でもパソコンスキルは必須ですので取得しておくと企業からの評価にもつながります。

日商簿記検定

事務では交通費の精算などの経費管理、見積書や請求書の作成などお金にまつわる業務も多いです。

お金の流れの把握と管理が主な経理事務や営業事務への転職に有利ですのでおすすめです。

日商簿記検定は2級以上を目指しましょう。

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秘書検定

秘書検定がある場合、顧客の社長や重役への対応、また自社上層部との対応に役立ちます。

受験資格はないので誰でも受けられて、ビジネスマナーや一般常識を身に着けることができます。

営業事務や医療事務など取引先やお客様との関わりが多い事務職では取得をおすすめします。

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TOIEC(700点以上)

海外部署や海外の顧客が多い企業では、TOIECなど英語資格があると有利になります。

直接取引の商談場面に赴くことはそうないでしょうが、顧客との電話やメールをビジネスレベルで対応できれば重宝されます。

営業事務、貿易事務への転職を検討している人におすすめの資格です。

プラスアルファのお役立ち資格

上記以外でも、事務の種類によって有利となる資格を紹介します。

経理事務 FP(ファイナンシャルプランナー)
会計士
税理士
営業事務 ビジネスマナー検定
貿易事務 貿易実務検定
通関士
不動産事務 宅地建物取引士(宅建)
医療事務 診療情報管理士

40代以降の事務への転職は転職先のターゲットを絞ったうえで資格の取得が重要となります。

ただし、資格の取得にこだわるあまり、資格の取得までに時間がかかりすぎてしまわないよう計画性をもつよう注意しましょう。

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40代で事務転職を成功させるための秘訣

40代で事務への転職を成功させるためには、年齢相応のポイントがあります。

40代での転職者は、短期間ですぐに決まるか、決まるまで長期に渡るのか、二極化する傾向があります。

転職する際には衝動的に行動するのではなく、在職中から計画を練ることを基本としましょう。

どこでもいいから、と短期で内定をもらえたところを選ぶのではなく、長期的なスパンで慎重にマッチングする企業が見つかるまで待ちましょう。

そうすることで転職後のミスマッチやブラック企業など劣悪な職場環境への転職を防ぐことができます。

雇用形態の幅を広げる

40代で事務転職の正社員雇用は、特に未経験者には狭き門となります。

正社員にこだわらず、派遣社員やパート社員など雇用形態の幅を広げて活動してみてはどうでしょうか。

まずは、転職後にどのように働きたいか自分のワークライフバランスを考えて重視するポイントに当てはまった企業から選びましょう。

企業とのマッチング

企業選びは40代の転職で重要視すべきポイントです。

企業が求める人物像に自分が適しているのか、これまでの実績やスキルと業務内容が一致しているのか。

転職後のミスマッチ発覚は自分にとっても企業にとっても不幸なことです。

自分の市場価値を十分に分析し理解した上で求人票を丁寧に確認しましょう。

そして応募したい企業が見つかれば、5年10年後のキャリアプランを明確に立てます。

年収ダウンも想定にいれる

40代での事務転職は、企業とのマッチング次第では年収アップを狙えますが、年収が下がるリスクがあることも十分に理解しておきましょう。

派遣社員やパート社員となった場合、未経験での転職の場合など、年収が下がる要素は多くあります。

年収ばかりに気を取られると年収以外は好条件の企業を逃してしまうかもしれません。

転職したい理由、転職先に求める条件など自身のワークライフバランスと合わせて重視すべきポイントを改めて精査しましょう。

40代の強みをアピール

40代は即戦力になるか、マネジメントスキルはあるかをみられます。

これまでの経験やスキルをどうアピールできるか、若い世代には未だない豊富な社会人経験などで興味を引き、子育てが終了していることなどで企業の不安要素を減らしましょう。

企業研究はもちろん、前職までの経験・スキルを活かすだけでなくどう超えたパフォーマンスができるのかをしっかり考え志望動機や強みとしてアピールします。

身だしなみやビジネスマナー

社外での対応も必要となる事務職は第一印象となる見た目も重要な評価ポイントとされます。

見た目とは、清潔感のある身だしなみや事務職に適した服装、そしてビジネスマナーが含まれます。

社会人として当たり前の身だしなみですが、採用担当者に一緒に働いてみたい、という印象付けは大切です。

40代でもう若くないから、と手を抜くことなく髪型やメイク、服装や靴など頭からつま先まで、清潔感には気をつけましょう。

偉ぶらず謙虚な態度で

40代以降での転職となると、転職後の上司や先輩が自分よりも年下、なんてことは多々あります。

そんな時に年齢関係なく謙虚な姿勢で周囲とうまく付き合っていくように心がけましょう。

また、これまでの社会人経験は確かに素晴らしく採用する企業にとっても新しい風として期待されることもあるでしょうが、反面これまでのやり方に固執しすぎないよう、柔軟に対応することが重要です。

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40代の事務転職に強い転職エージェントとサイト

40代での事務転職では転職エージェントを積極的に活用しましょう。

プロの目線から履歴書や志望動機、面接対策など手厚くアドバイスがもらえるのでおすすめです。

40代での転職では企業とのマッチング度を重視するために在職中から長期スパンで活動をする必要があります。

事前カウンセリングで自身の経歴やスキルを伝えたうえでそれにあった求人を紹介してもらえるので面倒な手間が省けます。

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40代の事務転職はタイミングとマッチングが大事

40代での事務転職は難しいですが可能です。

まずは自分の強みと実際に発揮できる力を慎重に見極め、いまが転職するタイミングかどうかを冷静に判断してください。

そして企業の求める人物像と自分の市場価値や求める条件がしっかりマッチしているかどうかを見極めます

マッチング率を高めるためにも、短期で焦って転職活動を行うのではなく長期で計画性のある活動をしなければなりません。

応募したい企業が見つかったらすぐに行動に移れるよう、これまでの業務経験やスキル、持っている資格を整理して企業へのアピール対策は事前に入念な準備をしておきましょう。